Quer conhecer as melhores práticas de gestão de documentos para instituições de ensino? Se você é diretor ou gestor de uma escola ou faculdade, isso é muito importante!
Neste artigo, falaremos sobre esse assunto e apresentaremos as melhores soluções para você. Prossiga com a leitura!
Qual é a importância da gestão de documentos para instituições de ensino?
A gestão de documentos para instituições de ensino é muito importante! Apenas quando essa atividade é corretamente realizada é que os gestores e diretores conseguem manter as matrículas, planos de aula e outros itens bem administrados.
Além disso, quando tudo está bem organizado, fica mais fácil para gerir os times de professores e funcionários, bem como prestar um serviço mais eficiente para os alunos.
Principais benefícios da gestão de documentos para instituições de ensino de forma eletrônica
Realizar a gestão de documentos de forma eletrônica proporciona muitos benefícios para as instituições de ensino. Veja, a seguir!
Maior eficiência
A gestão eletrônica de documentos é muito mais eficiente! Entre outras coisas, isso se justifica porque a possibilidade de ocorrerem falhas humanas nos processos reduz de forma significativa.
Facilita processos
As atividades feitas de forma eletrônica são muito mais fáceis e ágeis. Os alunos ou seus responsáveis podem assinar contratos de matrícula online, sem ter que ir até à secretaria da escola.
Mais praticidade
Com um sistema de gestão de documentos online, tudo o que você precisa estará sempre à mão. Esqueça as horas e horas de procura por papéis em salas de arquivo!
Fácil acesso
O acesso aos documentos eletrônicos pode ser feito por meio de qualquer dispositivo móvel.
Isso facilita as atividades online, como o trabalho remoto para secretários e assistentes administrativos da escola.
Armazenamento seguro
As instituições de ensino que aderem às plataformas digitais têm mais segurança. Isso porque esses sistemas são criptografados de ponta a ponta, evitando o acesso de hackers e pessoas não autorizadas.
Diga adeus ao papel
Dê adeus à papelada em sua mesa e inúmeros arquivos e fichários na escola! Com os modernos sistemas de gestão, tudo fica nos ambientes online, sem ocupar espaço.
Validade jurídica nos documentos
Os serviços de assinatura eletrônica, por exemplo, têm validade jurídica. Assim, você poderá utilizá-los e ter a certeza de que está realizando tudo dentro da lei.
Quais são as melhores práticas para gestão de documentos nas instituições de ensino?
Se você está pensando em adotar um sistema de gestão de documentos eletrônico na sua empresa, temos algumas dicas. Veja!
Conheça o método da sua instituição de ensino
Primeiramente, é importante que você conheça o método da instituição, para que ele seja implementado corretamente nos ambientes digitais.
Organize os seus arquivos
É importante organizar os arquivos corretamente. Planos de aula, projetos pedagógicos, contratos de matrícula, entre outros documentos, devem ser guardados em pastas separadas.
Defina um nome para os arquivos
Para facilitar no momento em que você precisa encontrar os documentos no sistema, defina um sistema de nomes para eles.
Cuide com a temporalidade
Preste atenção com a temporalidade! Há documentos que devem ser guardados por determinado período, até mesmo por questões legais.
Processo de digitalização
O processo de digitalização deve ser eficiente e envolver todos os colaboradores, para que saibam como proceder em cada momento.
Não esqueça do regulamento
Crie um regulamento de uso dos documentos online e oriente todos os funcionários da instituição de ensino a segui-lo de forma correta.
Faça cópias de segurança dos documentos
Para evitar dores de cabeça, faça um backup dos documentos, para que possa utilizá-los em caso de desastres.
Crie um modelo próprio para os documentos
Os documentos da sua escola podem ter um modelo próprio, como uma folha timbrada com a sua identidade visual, por exemplo.
Gerencie a sua equipe
Os gestores das instituições de ensino podem monitorar toda a equipe online. Coloque isso em prática!
Como a Cailun pode agregar na gestão de documentos na sua instituição de ensino?
A Cailun pode agregar muito na gestão de documentos para a sua instituição de ensino. Veja, a seguir!
Assinar e certificar documentos no padrão ICP Brasil
Com a nossa plataforma, você poderá assinar documentos de forma simples e fácil por autenticação via token por e-mail ou SMS.
Além disso, terá como opções assinatura manuscrita em tela, upload de documento oficial ou selfie com documento, usando Inteligência Artificial. Isso facilita muito ao fazer contratos de matrícula, por exemplo.
Também é possível que você certifique os seus documentos de forma qualificada no padrão do ICP Brasil, e tenha o mais alto nível de autenticidade, confiabilidade e identificação para pessoas físicas ou jurídicas, por meio dos tipos A1 e A3 em nuvem.
Gestão de documentos e assinaturas eletrônicas
Com os serviços da Cailun, a sua instituição de ensino poderá fazer a gestão de documentos e assinaturas eletrônicas de forma segura.
Usamos a mais alta tecnologia, para que todos os documentos sejam assinados e guardados com segurança.
Armazene os seus documentos de forma segura
A Cailun possibilita que você armazene seus documentos de forma segura e acesse de qualquer lugar por meio de nosso app.
Além disso, temos integração com o Google Drive, uma das principais soluções de armazenamento em nuvem do mercado.
Conclusão
Investir na gestão de documentos para instituição de ensino, de forma eletrônica, se tornou uma necessidade para esse tipo de empreendimento.
A Cailun é especialista nessa área e oferece o que há de melhor e mais moderno no segmento.
Para conhecer as nossas soluções, acesse o nosso site agora mesmo! Teremos satisfação em receber o seu contato.