A coleta de assinaturas em contratos é uma tarefa chata de se fazer, porém necessária. Mas saiba que a melhor maneira de fazer isso não é através de documentos físicos.

Atualmente, já existe uma maneira bem mais fácil e rápida de fazê-la. Neste artigo você vai encontrar 7 motivos para não coletar assinaturas em documentos físicos.

Tempo de vida

O tempo de vida de um documento físico é limitado, pois o papel irá se deteriorar naturalmente com o passar dos anos. Além disso, corre o risco de rasgar com facilidade se em contato com a água, por exemplo. Já o documento eletrônico (ou digital), tem uma vida útil ilimitada, contanto que seja armazenado em uma plataforma confiável.

Custo

Uma caixa com 5 pacotes de 500 folhas de papel sulfite no tamanho A4 custa, em média, R$ 150,00. Se a sua empresa utilizar uma caixa por semana, são R$ 600 de despesas no mês. Isso, sem contar outros gastos como toner para a impressora, logística, energia elétrica, etc.

Espaço físico

Você com certeza já tentou encontrar um contrato importante e não sabia onde havia guardado. Como os contratos em papel costumam se perder em montanhas de pastas que vão se acumulando na empresa ao longo dos anos, essa é uma ótima maneira de evitar que isso aconteça. Os documentos digitais são armazenados virtualmente, por isso são facilmente encontrados e pesquisados, o que não acontece com os documentos físicos.

Flexibilidade

Uma empresa bem preparada tem acesso a seus documentos em qualquer lugar. Com seus contratos armazenados em nuvem, você pode acessá-los a qualquer hora, de qualquer lugar do mundo. Por exemplo, se você estiver em uma viagem de negócios e quiser dar uma olhadinha em um contrato, não precisa se preocupar. Basta alguns cliques em seu computador ou smartphone e pronto! O contrato está na sua mão em segundos.

Produtividade

Essa é fácil! Nós nem precisamos mencionar a burocracia que é para completar um fluxo de assinaturas de um documento físico, não é mesmo? Impressão, assinatura do contratante, assinatura do contratado, assinatura das testemunhas, segunda via, logística, reconhecimento em cartório, etc.

Com a assinatura digital você só precisa adicionar o e-mail dos signatários e é isso. Assim que todas as partes tiverem assinado, o documento passa a ter validade jurídica e cada um recebe uma via do documento.

Sustentabilidade

A produção de papel gera impactos ambientais significativos, pois requer a derrubada de diversas árvores, grande consumo de água e emite compostos nocivos à atmosfera.

O documento digital nos ajuda a economizar papel, reduzindo assim o impacto ambiental negativo causado pela produção de papel. Além disso, quando se opta por utilizar documentos digitais, contribuímos para que as empresas sigam um modelo de gestão de custos mais sustentável, que respeita o meio ambiente e promove o desenvolvimento socioeconômico. Ao adotar essa prática, estamos sinalizando para as empresas que somos conscientes da importância do cuidado com o planeta e que estamos dispostos a apoiá-las nesse esforço.

Segurança

Como visto antes, os documentos digitais têm muitas vantagens sobre os documentos em papel. Um deles é a segurança: eles podem ser protegidos por meio de senhas, criptografia e antimalwares, o que torna restrito o acesso aos documentos, limitado apenas a indivíduos autorizados.

 

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