A gestão de documentos é uma parte importante da rotina de qualquer empresa. A digitalização de documentos traz muitas vantagens, como a facilidade de armazenamento, compartilhamento e backup. Além disso, os documentos digitais são mais seguros e confiáveis do que os físicos.
Neste artigo, vamos mostrar porque os documentos digitais são essenciais em todas as empresas. Vamos abordar os principais benefícios da digitalização de documentos e como ela pode facilitar a rotina da sua empresa.
Não é novidade para ninguém que os documentos digitais são resultados do uso crescente da tecnologia, pois apesar da MP 2200-2 de 2001, que instituiu a ICP-Brasil e permitiu a certificação de documentos digitais, foi a Lei 12.682 de 2012 que deu o verdadeiro pontapé inicial em termos de legislação de documentos, sendo a responsável por criar um padrão que deve ser seguido para que os documentos digitalizados tenham validade jurídica.
Veja agora porque os documentos digitais são essenciais em qualquer organização
Eficiência e produtividade
Documentos digitais trazem consigo muito mais eficiência e produtividade pelo simples fato de eliminar a papelada, economizando espaço físico e intensificando a organização da sua empresa. É muito mais fácil encontrar um documento em um computador pesquisando pelo nome do que em pilhas de papel em um arquivo morto, pois segundo a ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), profissionais brasileiros levam, em média, 2 horas por dia procurando documentos impressos.
Redução de custos
A redução de custos é uma das maiores necessidades das empresas, por isso, não podemos deixar de falar sobre ela. Armazenar documentos de forma digital permite que você economize com tinta, folhas e até mesmo com impressoras e multifuncionais. Além de outros custos envolvidos, como office boy, correios e cartórios, por exemplo.
Diminuição de riscos
Documentos digitais são infinitamente mais seguros do que documentos físicos. Isso porque ao armazenar seus documentos na nuvem em uma plataforma confiável, utiliza-se servidores que criptografam seus documentos, evitando rasuras, furtos ou acidentes, como incêndio e inundação.
Armazenamento e compartilhamento
O armazenamento de documentos digitais também facilita o compartilhamento destes, pois basta compartilhar com um e-mail com apenas alguns cliques, para qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo.
Sustentabilidade
Houve um aumento na preocupação com a sustentabilidade nos dias de hoje. Não é para menos, pois além das vantagens econômicas, pensar e agir de forma sustentável contribui para a preservação ambiental e para o cuidado com as futuras gerações do planeta.
A gestão documental envolve um grande volume de arquivos. Logo, quando eles são mantidos em modelos físicos, é comum que isso utilize grandes quantidades de papéis e outros materiais de escritório. Tudo isso consome recursos naturais e aumenta a geração de resíduos.
Por isso, empresas que adotam práticas administrativas éticas e ecologicamente corretas sai na frente de seus concorrentes, pois contribui com o meio ambiente e passa a ser vista de forma muito mais positiva no mercado.
A Cailun é uma solução de gestão documental que oferece uma administração completa de seus arquivos e documentos. Digitalize, assine, certifique e armazene seus documentos em um único lugar de forma segura, acesse seus arquivos de qualquer lugar com acesso à internet, aumente a produtividade da sua empresa, reduza custos e contribua com o meio-ambiente. Teste a Cailun gratuitamente por 7 dias.