Implantar o processo de digitalização e descarte de documentos em uma empresa pode parecer uma tarefa assustadora, mas pode trazer muitos benefícios para a sua empresa, incluindo redução de custos, aumento da eficiência e segurança da informação de seus documentos.

A primeira coisa a se fazer é preparar os documentos que serão digitalizados para dar início ao processo que terminará com o arquivo final armazenado digitalmente.

Uma vez que você tenha identificado os documentos que serão digitalizados, é hora de escolher uma plataforma para a digitalização destes arquivos.

Existem muitas opções disponíveis no mercado, então é importante pesquisar e comparar as opções antes de tomar uma decisão. A Cailun é uma plataforma completa com todas as ferramentas necessárias para qualquer empresa gerir seus documentos e está disponível na web e em aplicativos móveis.

Depois de escolher o software, é hora de começar a digitalizar os documentos. Isso pode ser feito de forma manual, digitalizando os documentos manualmente ou utilizando um scanner para digitalizar os documentos em formato PDF. Este processo dever ser feito seguindo o Decreto Presidencial n º 10.278/2020, que regulamenta as especificações para a digitalização de documentos com validade jurídica.

Uma vez que os documentos foram digitalizados, é hora de descartar os documentos físicos de maneira segura. Isso pode ser feito contratando uma empresa especializada ou fazendo o descarte dos documentos um a um.

Em resumo, implementar o processo de digitalização e descarte de documentos na sua empresa pode ser um processo trabalhoso, mas os benefícios são muitos. Além de reduzir custos e aumentar a eficiência, a digitalização de documentos também ajuda a proteger a segurança de dados da sua empresa.