As marcas e empresas estão se preocupando cada vez mais com a sustentabilidade ambiental e buscam formas para contribuir com o tema. Um meio que pode ser utilizado para isso é otimizar a gestão de documentos pensando em questões sustentáveis.
Falar sobre sustentabilidade é um começo. Por isso separamos dicas e ideais para usar a gestão documental a favor da sustentabilidade.
Digitalização
A digitalização não é somente a simples atividade de transferir um arquivo físico para o meio digital, mas sim de transformar processos por completo, mudando a forma de fazer tarefas para um ambiente totalmente digital. Porém, esta transformação não ocorre da noite para o dia. Além de mudar os processos, é preciso mudar a visão das pessoas que executam estes processos para que de fato ocorra a mudança.
Gestão documental é algo complicado. A quantidade de arquivos, documentos, tarefas, processos e pessoas envolvidas é muito grande. Esta atividade ainda é, na maioria das empresas, executada de forma manual, com papeis, arquivos físicos, deslocamento de pessoas, tarefas longas e gastos desnecessários de recursos.
Mas não precisa ser assim. As plataformas digitais de gestão de documentos ajudam as empresas a deixarem seus processos mais práticos e sustentáveis.
Veja como a gestão documental torna sua empresa mais sustentável.
Redução de uso de papel
A principal matéria-prima do papel é a celulose, que é extraída da madeira de árvores como eucalipto, pinheiro, bambu, entre outras. O grande problema em relação a esta matéria é o desmatamento de florestas. Segundo o portal Plena Mata, em média, 1.004 árvores são derrubadas por minuto na Amazônia.
Outro recurso usado para fabricação do papel é a água. Segundo a Confederação Nacional da Indústria, para fazer uma folha de papel é necessário cerca de 10 litros de água.
Reduzir o uso de papeis digitalizando a gestão documental diminui consideravelmente o uso destes recursos naturais, preservando o planeta e tornando as empresas mais sustentáveis.
Otimização do consumo de energia
Se tratando de energia elétrica, a gestão documental exige que sempre se tenha uma impressora por perto para fazer cópias de documentos. Isto porém tem um preço. Manter uma impressora jato de tinta ligada, levando em consideração 8 horas por dia, gera, em média, 12kWh de consumo por mês. Com uma impressora a laser o consumo é ainda maior, 96kWh/mês. Para se ter uma ideia, manter uma geladeira ligada 24h por dia gera um gasto de 252kWh/mês.
Portanto, mudar os processos de gestão de documentos que envolvem impressões e cópias para um ambiente digital gera economia de energia elétrica que além de reduzir custos, é um passo que as empresas dão para se tornarem sustentáveis.
Corte de deslocamento
Para movimentar documentos e arquivos para determinados locais, é necessário que as empresas contratem ou utilizem transporte próprio. Este é um processo que envolve recursos que poluem o meio ambiente. Um estudo feito pelo Instituto de Energia e Meio Ambiente mostra que os automóveis são responsáveis por 72,6% das emissões de gases efeito estufa. Isto acaba prejudicando a qualidade do ar e gerando diversos problemas para o meio ambiente.
Para evitar o transporte de documentos é necessário que as empresas passem a gestão de documentos para um ambiente digital. Desta forma todos os arquivos podem ser enviados por canais digitais e não necessitam de deslocamentos, independente do local que o recebedor estiver.
Para deixar sua empresa mais sustentável com as nossas dicas é necessário que se tenha acesso a uma plataforma de gestão de documentos.
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