A digitalização está presente em quase todos os processos que envolvem o dia a dia das pessoas. Isso acontece buscando facilitar e trazer praticidade para rotinas que não podem parar. Mais do que isso, a conexão com o mundo digital está se tornando cada vez mais uma necessidade, seja para trabalho ou vida pessoal.
Um levantamento de dados sobre hábitos digitais dos brasileiros revela que os usuários passam, em média, 4 dias inteiros da semana conectados a internet. Este tempo é dividido entre acesso a redes sociais, serviços de streaming, trabalho e demais atividades que são executadas principalmente por dispositivos móveis.
Tendo isso em vista, alguns processos que sempre foram executados de forma manual vão ganhando espaço no meio digital. É o caso de assinatura de documentos. Assinar eletronicamente já é uma realidade e pode trazer diversas vantagens. Por isso separamos 5 benefícios que a assinatura eletrônica pode trazer para qualquer negócio.
Otimização de processos
Documentos que são assinados de forma eletrônica são enviados por e-mail e ficam a disposição dos signatários de forma instantânea. Isso evita o tempo de espera de um transporte físico e também a procura em pastas e arquivos.
Levando em consideração um contrato que envolve duas ou mais partes e que algumas delas podem estar presentes em cidades ou até mesmo estados diferentes, o tempo economizado ao usar um serviço digital de assinaturas é relevante.
Reduz custos
A assinatura eletrônica de documentos tem um custo menor em relação ao processo manual. Apesar de ser necessário contratar um serviço, o valor é consideravelmente menor ao analisarmos todos os gastos que assinar um documentos de forma manual pode trazer.
No processo manual é necessário contratar ou usar um meio de locomoção próprio para deslocar documentos e os valores gastos variam de acordo com o tipo de transporte e a distância percorrida. Estes documentos precisam ser armazenados e isso acaba gerando custos. Dependendo da quantidade pode ser necessário o aluguel de depósitos para este fim. Por fim, para que o documento tenha validade é necessário autenticá-lo em um cartório, onde é necessário mais gastos para completar o fluxo de um arquivo.
Em comparação, um serviço de assinatura eletrônica possui todos estes processos com um investimento menor que, ao longo do tempo, vai se tornando cada vez mais significante.
Segurança
Falar em assinatura eletrônica pode acabar gerando dúvidas e desconfiança para quem sempre assinou documentos no papel. Por isso uma das vantagens deste serviço é a segurança. Os documentos assinados e certificados eletronicamente são criptografados, o que gera uma camada de proteção.
A assinatura eletrônica é uma das formas mais eficazes de evitar fraudes. Para se ter uma ideia, falsificar um documento assinado e certificado de forma digital é muito mais difícil do que copiar uma assinatura manuscrita.
Sustentabilidade
Assinar documentos de forma eletrônica traz algumas vantagens para o meio ambiente, como a redução do número de cópias impressas em papel e de meios de transporte circulando com documentos físicos. Estes dois pontos reduzem o consumo de energia elétrica e combustível, diminuindo a emissão de materiais poluentes ao meio ambiente.
Entretanto, o principal fator que contribui com a sustentabilidade é a redução do uso de papel, que garante um número consideravelmente mais baixo de árvores desmatadas para a produção de celulose, principal matéria-prima do papel.
Mobilidade
Pensando no processo de assinatura desde o inicio até o fim, muitas etapas em diferentes locais são necessárias. Primeiro o documento é impresso em diversas cópias, variando conforme o necessário, e é enviando para todos os signatários. Depois vai para um cartório ser reconhecido e posteriormente armazenado em pastas ou arquivos físicos.
No meio digital o processo é bem parecido, mas com uma grande diferença. Tudo é feito na hora e em um só lugar por meio de um aplicativo que necessita apenas de conexão com a internet.
Como vimos, assinar documentos de forma eletrônica traz diversos benefícios que podem ajudar a melhorar a rotina de qualquer negócio. Mas para isso é necessário contratar um serviço que ofereça todos os recursos necessários.
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